Después de haber iniciado sesión exitosamente con las credenciales asignadas, se abrirá la siguiente página:

En la interfaz principal, se podrán visualizar los módulos disponibles: control de rondas, formularios dinámicos, análisis de riesgos, control de acceso, control de puesto, mensajes y consignas.

A continuación, se explicará en detalle el módulo de control de rondas.

Es un módulo que proporciona informes detallados sobre el cumplimiento de las rondas de los guardias, supervisores y/o personal, ofreciendo un control de sus rutas y horarios.

Este módulo de control de rondas permite el monitoreo en tiempo real del personal a través de un portal web integrado, el cual ofrece informes y reportes ágiles para verificar el cumplimiento adecuado de las rondas en un lugar determinado. Este sistema puede emplear diversas tecnologías para la marcación, como etiquetas NFC, RFID, códigos QR o balizas electrónicas (e-beacons), y enviar la información recopilada a una plataforma alojada en la nube.

Para acceder al módulo de control de rondas, debes hacer clic en "Control de Rondas"

Después de haber accedido al módulo de control de rondas, se mostrará la siguiente página:

En la parte izquierda de la página se encuentra un menú que permite acceder a diversas opciones de configuración y otras funcionalidades de la plataforma. En la imagen anterior, se destaca el menú, seguido de una explicación detallada de cada una de sus opciones.

Guardas.

Al seleccionar esta opción, se mostrará la página tal como se ilustra en la siguiente imagen:

Para crear un nuevo guardia, haz clic en el botón "Agregar".

Debes completar la información correspondiente a la cédula, nombre del guardia, usuario, estado (activo) y correo electrónico. Es importante tener en cuenta que la cédula será utilizada como contraseña para acceder a la aplicación en el dispositivo móvil.

El campo de "Identificador" debe permanecer vacío. Una vez completada la información, haz clic en el botón "Guardar". Se mostrará un mensaje confirmando que el usuario ha sido agregado correctamente.

Para editar un usuario, primero selecciónalo y luego haz clic en el botón "Editar".

Se pueden editar el nombre, usuario, correo electrónico y estado del usuario. El estado puede cambiarse a "INACTIVO" si la persona ya no está trabajando para la compañía.

Eliminar: Para eliminar un usuario, primero selecciónalo y luego haz clic en el botón "Eliminar". A continuación, aparecerá una alerta con el mensaje "Se eliminará permanentemente. ¿Está seguro?". Si estás seguro, presiona el botón de eliminar; de lo contrario, presiona cancelar.

Si el usuario se elimina correctamente, aparecerá un mensaje indicando "Usuario Eliminado".

Si aparece el mensaje "No se logró eliminar el usuario", significa que el usuario ya tiene reportes registrados en la plataforma. Por motivos de seguridad, no es posible eliminarlo directamente. Si necesitas eliminarlo, por favor, contacta al personal de soporte de ELEINCO para realizar la solicitud correspondiente.

Dispositivos.

Para agregar un dispositivo, abre la aplicación en tu celular y introduce el NIT de la empresa (8913037861) junto con la identificación del dispositivo, que es el IMEI. Para finalizar el registro, presiona el botón "Registrar".

Para verificar que el dispositivo ha sido agregado correctamente en la plataforma, accede al menú de dispositivos y busca si el IMEI del dispositivo está registrado en la lista.

Marcas.

Para crear una nueva marca, accede a la página http://goqr.me/. Desde este sitio, podrás crear y descargar los códigos QR necesarios para los puestos de marcación.

En la sección donde se indica "Texto", introduce el nombre de la marca. Ten en cuenta que la plataforma de control de rondas solo permite agregar marcas con un máximo de 49 caracteres y sin espacios.

Cada vez que modifiquemos el nombre de la marca, la forma del código QR en la parte derecha deberá cambiar correspondientemente.

A continuación, para descargar el código QR, debes hacer clic en el botón "Download" que se encuentra debajo del código QR recién generado.

Se puede descargar en formato PNG o JPEG. Se recomienda imprimir el código QR en papel mate para garantizar su durabilidad y facilitar su lectura en lugares con poca luz.

Para agregar la marca, desde el celular, selecciona la aplicación de control de rondas y escanea el código QR creado anteriormente. Después de escanear el código QR, ingresa a la plataforma web y accede al menú de marcas. Haz clic en el botón "Agregar".

Después, presiona el botón "Buscar Nuevas".

En el campo "Identificador" deberá aparecer el nombre de la marca que se acaba de leer con la aplicación de control de rondas. Una vez estés seguro de que es la marca correcta, presiona el botón "Detener".

Después, completa los campos con el nombre de la marca, una descripción, la ubicación y selecciona el tipo de marca (QR).

Para añadir la ubicación, haz clic en el icono , ingresa la dirección del lugar y pulsa el botón "Buscar". En el campo "Nombre", escribe el nombre del lugar y finaliza seleccionando "Guardar". Aparecerá un mensaje confirmando que el lugar ha sido agregado correctamente.

Una vez que hayas agregado el lugar, busca su nombre en la lista de ubicaciones, selecciónalo y luego haz clic en el botón "Guardar" para finalizar.

Si la marca se agregó correctamente, aparecerá un mensaje confirmando que ha sido "Marca Agregada".

Es importante tener en cuenta que el identificador de la marca debe ser único, y no se pueden tener marcas duplicadas.

Geocerca.

Dentro del mismo menú de marcas, después de haber creado la marca, en la última columna se encuentran las "Opciones", donde verás el icono de Geocercas .

Al hacer clic en este marcador , se abrirá la siguiente ventana:

Para dibujar la geocerca (compuesta por más de un punto o polígono) en el mapa mostrado, haz clic en diferentes puntos del mapa para agregar los puntos deseados. El diseñador del mapa los unirá automáticamente, como se muestra en las siguientes imágenes:

Una vez que hayas terminado de dibujar la geocerca, deberás agregar el correo electrónico al cual se enviará la alerta indicando que se ha realizado una marcación fuera de la zona delimitada. Para hacerlo, presiona el botón de y escribe la dirección de correo electrónico correspondiente.

Para finalizar, haz clic en el botón "Guardar". Si el correo se agregó correctamente, debería aparecer en la lista de "Correos para Enviar Alerta". Puedes agregar tantos correos como sea necesario para recibir las notificaciones.

Para eliminar un correo que ya no sea necesario, simplemente selecciónalo de la lista.

Después, presiona el botón para eliminarlo. Una vez que hayas completado la configuración requerida, haz clic en el botón "Guardar". Aparecerá un mensaje confirmando que la "Geocerca ha sido creada".

Este proceso debe repetirse para cada marca que se agregue en la plataforma.

Si deseas eliminar la Geocerca, simplemente presiona sobre el botón "Cambiar".

Aparecerá un mensaje indicando: "¿Está seguro de cambiar la geocerca asociada? Se eliminará la actual". Responde "Sí" para eliminarla; de lo contrario, presiona "No".

Editar: Para modificar una marca, primero selecciónala y luego haz clic en el botón "Editar".

Eliminar.

Para eliminar una marca, primero selecciónala y luego haz clic en el botón "Eliminar".

Aparecerá un mensaje indicando: "Se eliminará la marca permanentemente. ¿Estás seguro?" Presiona el botón "Eliminar" para confirmar la eliminación, de lo contrario, presiona "Cancelar".

Si aparece el mensaje "No se logró eliminar la marca", significa que ya existen informes registrados en la plataforma. Por motivos de seguridad, no se puede eliminar directamente. Si necesitas eliminarla, por favor, contacta al personal de soporte de ELEINCO para solicitarlo.

Supervisar.

Al acceder a esta opción desde el menú, se mostrará la página representada en la siguiente imagen:

Para añadir un supervisor, haz clic en el botón "Agregar".

Completa los campos de Nombre, usuario, estado y correo electrónico. Una vez hecho, haz clic en el botón "Guardar". Si el supervisor se agregó correctamente, aparecerá un mensaje confirmando que ha sido "Agregado".

Para finalizar, haz clic en el botón "GUARDAR". Aparecerá un mensaje confirmando que las asignaciones han sido modificadas: "Asignaciones Modificadas".

Para que el supervisor pueda acceder a la plataforma, debe dirigirse a su correo electrónico y buscar el mensaje con el asunto "Asignación de Clave Security Tools".

La plataforma generará una clave aleatoria. Para acceder, haz clic en el enlace que indica "Ir a página Security Tools".

Ingresa el usuario proporcionado en el correo y la clave aleatoria.

Después de ingresar la clave aleatoria, se te pedirá que cambies la clave. Introduce la nueva clave deseada y haz clic en "Guardar".

Una vez dentro del módulo de control de rondas, el usuario supervisor solo podrá acceder a los reportes y al menú de guardias, donde podrá visualizar los informes de los guardias que le han sido asignados.

Desde el menú "Supervisores", también tienes la opción de editar.

Editar: Selecciona el supervisor que deseas modificar y luego haz clic en el botón "Editar".

Se pueden modificar el Nombre, usuario, estado y correo electrónico. Una vez terminada la edición, presiona el botón "Guardar".

Eliminar: Para eliminar al supervisor, primero debes desasociar los guardias desde la lista de "Guardas x Supervisar", asegurándote de que la lista quede vacía, y luego guarda los cambios.

Finalmente, haz clic en el botón "Eliminar". A continuación, aparecerá una alerta con el mensaje: "Se Eliminará Permanentemente. ¿Estás Seguro?" Si estás seguro, presiona el botón de eliminar; de lo contrario, presiona cancelar.

Si el usuario supervisor se elimina correctamente, aparecerá un mensaje indicando "Usuario Eliminado".

Si ves el mensaje "No se logró eliminar el usuario", significa que el usuario ya tiene informes registrados en la plataforma. Por razones de seguridad, no se puede eliminar directamente. Si necesitas eliminarlo, por favor, contacta al personal de soporte de ELEINCO para realizar la solicitud.

Horario de marcación: Para asignar los horarios de marcación a los guardias, accede al menú "Guardias" y en la última columna "Horario Marcación", haz clic sobre el icono .

Después, haz clic en el botón "Agregar".

Agregar: En el tipo de turno, tienes 3 opciones disponibles:

"Inicia y termina el mismo día"

"Inicia un día y termina al siguiente"

"Rango de fechas específicas"

A continuación, se explica cada una:

INICIA Y TERMINA EL MISMO DÍA: Al seleccionar este tipo de turno, debes escoger los días en los que el guardia trabajará durante la semana.

Después de haber marcado los días, ingresa la hora de inicio y la hora de fin para ese turno.

Haz clic derecho sobre los campos de Hora de inicio y Hora de fin para seleccionar el rango de horas.

Si la hora es correcta, presiona el botón "SELECCIONAR". De lo contrario, presiona el botón "BORRAR CAMPO" para seleccionar una nueva hora.

Finalmente, elige el tipo de horario de marcación que se utilizará, ya sea periódico o por horas seleccionadas.

Horario de marcación periódico: Al seleccionar este tipo de horario de marcación, introduce el tiempo deseado en minutos. Durante este intervalo de tiempo, el guardia deberá realizar las marcaciones que se le asignen durante su turno.

Desde el campo "Marcas", selecciona de la lista las marcaciones que el guardia debe cumplir durante el periodo de tiempo seleccionado y durante su turno.

También, especifica el tiempo de holgura que se tendrá por encima y por debajo del tiempo seleccionado. Por ejemplo, si se establece un tiempo de 30 minutos y un tiempo de holgura de 5 minutos, significa que el guardia podrá iniciar las marcaciones 5 minutos antes de los 30 minutos y finalizarlas 5 minutos después.

Horario de marcación por horas seleccionadas: Al seleccionar este tipo de horario de marcación, introduce las horas específicas en las que se realizarán las marcaciones. Selecciona las marcas correspondientes y establece el tiempo de holgura, tal como se explicó anteriormente.

Si deseas agregar otra opción de marcación, haz clic en el botón y procede a completar nuevamente los campos de Hora, Marcas y Holgura.

Si deseas eliminar, haz clic en el botón y se eliminará el último registro.

INICIA UN DÍA Y TERMINA AL SIGUIENTE: Al seleccionar este tipo de turno, debes escoger el día inicial y automáticamente se colocará el día final.

Realiza el mismo proceso explicado anteriormente para seleccionar la Hora de Inicio, Hora de Fin y el Horario de Marcación.

RANGO DE FECHAS ESPECÍFICAS: Al seleccionar este tipo de turno, haz clic derecho sobre la Fecha de Inicio y Fecha de Fin para definir las fechas del turno.

Realiza el mismo proceso explicado anteriormente para seleccionar la Hora de Inicio, Hora de Fin y el Horario de Marcación.

Dependiendo del horario que hayas definido, para finalizar, haz clic en el botón "Guardar". Aparecerá un mensaje indicando "Turno Agregado".

Se mostrará el nombre del guardia, el tipo de turno programado, el horario, las marcaciones que debe realizar y, por último, el estado del turno (ACTIVO).

Editar: Para modificar el turno, selecciona el turno deseado y haz clic en el botón "Editar".

Solamente puedes editar el estado del turno, cambiándolo de activo a inactivo o viceversa.

Al terminar, haz clic en el botón "Guardar"; de lo contrario, presiona "Cancelar".

Eliminar: Para eliminar el turno, selecciónalo y luego haz clic en el botón "Eliminar". Aparecerá el siguiente mensaje:

Si no existe el reporte de cumplimiento del turno, se eliminará correctamente. De lo contrario, no se permitirá su eliminación.

NOTA: Para recibir las notificaciones de cumplimiento de las marcaciones por correo electrónico, es obligatorio configurar un supervisor. Este supervisor recibirá el informe de cumplimiento al finalizar el turno de cada guardia en su correo electrónico.

El proceso de asignar el horario de marcación debe realizarse para cada guardia registrado en la plataforma.

Reportes:

En este menú se mostrarán todos los informes generados desde la aplicación de control de rondas.

En la primera columna, de izquierda a derecha, se encuentra el IMEI del dispositivo que generó la marcación. La segunda columna muestra el nombre de la marca que se leyó, seguida por la tercera columna que especifica el lugar asociado a la marca. En la cuarta columna se indica el tipo de marca, mientras que en la quinta columna se muestra el nombre del guardia. La sexta columna muestra la fecha GPS/Servidor, y la última columna presenta las observaciones reportadas al momento de la lectura de la marca.

Al hacer clic sobre la fecha GPS/Servidor, se mostrará en el mapa la posición real donde se realizó esa marcación.

En la parte superior de la interfaz de reportes, puedes filtrar la información que deseas buscar utilizando los siguientes criterios: lugar, guarda, fecha de inicio y fecha de fin.

Una vez hayas configurado los filtros de selección, haz clic en el botón "BUSCAR" y los informes se mostrarán inmediatamente de acuerdo con los criterios de búsqueda establecidos.

Para descargar los informes en formato Excel, haz clic en el ícono que se encuentra en el menú de reportes.

Existen dos tipos de reportes, los cuales se explican a continuación:

MARCACIONES: Informe para obtener las marcaciones realizadas por los guardias.

Selecciona el tipo de reporte MARCACIONES, el guardia, el lugar, la fecha de inicio, la hora de inicio, la fecha de fin y la hora de fin.

Basándonos en la imagen anterior y con los filtros seleccionados para generar el informe, haz clic en el botón "Generar".

El informe generado en Excel contendrá la siguiente información:

Aquí están los detalles del informe generado en Excel:

IdReporte: Consecutivo generado según las marcaciones recibidas en la plataforma.

Dispositivo: IMEI del dispositivo donde se capturó el código QR.

Marca: Nombre de la marca leída.

Nombre Guarda: Nombre del guardia que realizó la marcación.

Fecha servidor: Fecha y hora en que el reporte llega a la plataforma.

Fecha GPS: Fecha y hora en que se realizó la marcación.

Diferencia en minutos: Diferencia en minutos respecto a la marcación anterior.

Latitud: Coordenada de latitud donde se hizo la marcación.

Longitud: Coordenada de longitud donde se realizó la marcación.

DETALLADO POR GUARDA: Este informe se utiliza para extraer las marcaciones asociadas a un formulario dinámico o simplemente las marcaciones realizadas por un guardia específico.

Selecciona el tipo de reporte DETALLADO POR GUARDA, el nombre del guardia, el lugar, la fecha de inicio, la hora de inicio, la fecha de fin y la hora de fin. Este informe solo permite obtener información por guarda y no de todos los guardias a la vez.

Basándonos en la imagen anterior y con los filtros seleccionados para generar el informe, haz clic en el botón "Generar".

El informe generado en Excel contendrá la siguiente información:

Guarda consultado: El nombre del guarda.

Fechas consultadas: Muestra la fecha y hora inicial hasta la fecha y hora final.

A continuación, se presenta el orden de las marcaciones según las fechas consultadas. Se muestra la "Marcación 1" con su respectiva fecha y hora, el nombre de la marca y el lugar donde está asociada la marca. Además, se muestra el formulario diligenciado.

Usuarios Externos

Descripción:

Usuarios Externos es un módulo que permite crear usuarios externos interesados en monitorear las rondas de los guardias asignados a un lugar específico.

Para acceder, haz clic en el módulo de "Usuarios Externos".

Agregar: Haz clic en el botón "Agregar" para crear un usuario y completa los campos de nombre, usuario, estado y correo electrónico.

Una vez completados los campos, haz clic en el botón "Guardar". Después de agregarlo, selecciona de la lista "Guardas X Visualizar" los guardias que deseas asignar a ese usuario externo.

Una vez hayas seleccionado los guardias deseados, presiona el botón "Guardar".

Para que el usuario externo pueda acceder a la plataforma, debe verificar el correo electrónico proporcionado. En el correo, encontrará su nombre de usuario, una contraseña aleatoria y el enlace de acceso.

Al acceder a la plataforma, ingresa tu usuario y la contraseña aleatoria que te fue asignada. La plataforma te pedirá que cambies esta contraseña inicial por una de tu elección.

El usuario externo solo tendrá acceso al menú de reportes en la plataforma de control de rondas y podrá ver y descargar la información de los guardias que le hayan sido asignados previamente.

Editar: Selecciona el usuario externo que deseas modificar y luego haz clic en el botón "Editar".

Se pueden realizar modificaciones en el nombre, usuario, estado y correo electrónico. Una vez finalizadas las ediciones, presiona el botón "Guardar".

Eliminar: Para eliminar un usuario externo, primero debes desasociar los guardias de la lista "Guardas X Visualizar", de modo que la lista quede vacía. Luego, guarda los cambios realizados.

Finalmente, haz clic en el botón "Eliminar". Posteriormente, aparecerá una alerta con el mensaje "Se Eliminará Permanentemente. ¿Estás Seguro?". Si estás seguro, presiona el botón de eliminar; de lo contrario, selecciona cancelar.

Si el usuario externo se elimina correctamente, aparecerá un mensaje indicando "Usuario Eliminado".